高雄市天主教道明高級中學財務內部控制與稽核作業辦法

95.8.22行政會報通過

95.8.25校務會議通過

95.10.28第14屆第5次董事會決議通過

                                       95.12.13高市教一字第0950048232號函准予備查

第一章    總則

第一條                   為保護本校資產、健全財務制度與內部控制制度，依「私立學校建立會計制度實施辦法」第16條規定制定本辦法。

第二條                   本校之財務內部控制與稽核作業，除法令另有規定外，悉依本程序之規定辦理。

第三條                   本校實施內部控制與稽核由董事會執行之。

第四條                   內部控制與稽核分為下列二種：

1.     事前稽核：謂會計事項入帳前之稽核，著重收支之控制。

2.     事後稽核：謂會計事項入帳後之稽核，著重憑證，帳表之複核與

   工作效能之查核。

第五條                   內部控制與稽核之範圍如下：

1.  財務稽核：謂預算之執行與控制之稽核以及各項收入之處理程序。

2.  財物稽核：謂現金及有價證券、固定資產、資產採購之管理與稽核。

第六條                   內部控制與稽核之實施，兼採書面稽核與實地抽查方式。

第二章                         財務稽核

第七條                   預算執行之稽核要點如下：

1.      學雜費之收入應依照主管教育行政機關所定之標準計收。

2.      代辦費之收入應依照規定標準計收。

3.      各項支出應與預算所定用途及計劃進度相合，並注意有無不當及不經濟之支出。

4.      預算之流用視當年度收入情形及實際需要支出予以適當之調整，但仍須符合本校「預算編審與執行之處理程序」規定。

第八條                   預付款項應隨時清理轉正或收回。

第九條                   舉借債款及應償還之債款本息應列入預算並按約履行。

第十條                   本校所有收入均存入金融機關，提款由校長、主辦會計人員、總務主任、出納人員蓋章為之。

第三章  財物稽核

第十一條          現金及有價證券之稽核要點如下：

1.      現金之收入與支付除零用金外應根據主辦會計人員核簽之收支傳票執行。

2.      自行收入之現金應依規定發給收據與付款人。

3.      會計人員檢查庫存現金及零用金如發現有以收據抵現情事，應逐一查核其收據，倘有疑義應簽報校長核辦。

4.      應存入銀行款項，是否已悉數照預定日期存入指定之銀行。

5.      會計人員檢查有價證券，除注意其票面金額是否與帳載相符外，並應注意票息有無按期兌領有無盡善良之保管責任。

第十二條          財產與物品之稽核應注意要點如下:

1.      購買程序與保管是否符合本校「財產管理辦法」規定。

2.      財物之收發結存應有完整之紀錄。

3.      損壞之財物已否採取適當之處置。

4.      財物之報廢及廢品之變賣，應經校長之核准及會計人員之簽證。

5.      不動產之處分，或設定負擔，應依照私立學校法第六十一條之規定辦理。

6.      會計人員對不動產及財物之增減保管情形，最少每年應檢查一次，並應查明已否辦理財團法人變更登記。

第十三條          新建工程或資產採購、定製、變賣支出金額達稽核限額，須由主辦稽核人員送經財務稽核小組許可。

第十四條          新建工程及資產購置之稽核要點如下：

1.      新建工程及資產購置之案件，應經過事前之申請程序，並經查明確已列有預算者。

2.      新建工程及資產購置之案件，其金額達四十萬元以上者，應辦理招標、比價或議價 (標取任何一種) 。

3.      應公開招標或比價之案件，須有三家以上之投標廠商參加，方得開標，三家以上之廠商開具估價單方得比價。並由總務部門主辦，送會計部門會核後，簽請校長、董事長（會）核准，方得舉辦。

第十五條          採行議價應具有下列條件之一：

1.      同一地區僅有一家出售此項財物者。

2.      購置財物屬於原有設備之部份更新而無代用品可恢復其效能，必須向原製造廠商議購者。為配合已有設備連繫整體操作，所購置之財物必須指定廠牌方能達成預期效能，而向製造廠商議購者。

3.      舉辦案件係採用新方法，具有專利權益者。

4.      舉辦案件具有特殊施工技術，經公開招標二次而無其他廠商可承攬者。

5.      舉辦案件基於安全因素要求須有實績者。

6.      舉辦之營繕工程，在偏僻地區，無二家以上之廠商者。

7.      購置房地產者。

8.      由公營事業機關承辦營繕工程或向公營事業機關買賣原料器材者。

9.      其他確因特殊理由經報准必須以議價方式辦理者。

第十六條          總務部門應於招標比價前檢附有關文件，如工程圖說，預估價格之資料，投標須知，契約草稿等，先送主辦稽核人員檢具意見，應注意：

1.      程序是否合法。

2.      單價是否合理。

第十七條          前條契約條款與付款條件之稽核，應注意下列要點：

1.      契約所載條款應與一般習慣上應有者相合。

2.      雙方權利義務應予載明。

3.      付款條件與工程進度或交貨數量應相配合。

4.      逾期罰款應明白訂定。

第十八條          營繕工程及購置資產之驗收，由總務部門主辦，其具有專門技術應由專門技術人員負責辦理，主辦會計人員派員監辦。 各參加人員職責如下：

1.      總務部門人員負責辦理資產數量之驗收。

2.      專門技術人員負責財物之品質檢驗，為技術性之驗收及簽證。如確無專門技術人員得另派其他適當之人員辦理之。

3.      監辦之會計人員，應對驗收之程序負責稽核，如在驗收過程中有疑問時，應即提出，由有關人員負責說明，並列入驗收紀錄。

第四章  內部控制與稽核職權

第十九條          會計人員為行使內部控制與稽核職權，向各單位查閱簿籍、憑證、暨其他文件，或檢查現金、財物時，各該負責人不得隱慝或拒絕。遇有疑問，並應為翔實之答覆。

第二十條          主辦會計人員，對於不合法之會計程序或會計文書，應使之更正，不更正者，應拒絕之，並報告校長與董事長。

第二十一條 關係經費負擔或買賣契約，非經主辦會計人員事前稽核簽名或蓋章，不生效力。

第二十二條 票據，證券之出納者，非經主辦會計人員之簽名或蓋章，不得為出納之執行。對外之收款收據，非經主辦會計人員之簽名或蓋章者，不生效力，但有特殊情形者，得報經主管教育行政機關核准，另定辦法處理之。

第五章  附則

 第二十三條 本辦法由行政會報與校務會議通過，送董事會決議通過後實施，修正時亦同。